在商務交往中，我們不可避免的要寫一些外貿信件，那么我們該如何來寫外貿信件才能實現有效溝通呢？春喜外語告訴你！

1. 在現實中，許多商業信函過分冗長，主次不清，以致閱讀者難以在有限的閱讀時間內，提取出有價值的訊息。

比如在一封詢價函中，花費大量篇幅描述己方的實力（很抱歉，我不會因為你是名不見經傳的公司，就不發送一份價目表，為什么不把公司的介紹網址附在郵件末尾或者做個附件呢？）

又比如在對詢價的答復函中，極為詳盡地解說樣品的質量與參數（要知道單純的文字描述有時會如同廣告一般，令人無法信服，為什么不把相關的檢測報告與鑒定意見做成文檔附件呢？）

2．以上那些失敗的信件實例，正是忽略了有效溝通而導致不利結局。

我們必須理解，一封成功的商務信函，首先是也必須是有效溝通的文字具象，理應產生書寫者希冀的效果（比如獲得訂單、獲取樣品、同意貨運方式等等）。

關于何為有效溝通，知名管理培訓師與咨詢顧問尼基.斯坦頓在《溝通圣經：聽說讀寫全方位溝通技巧》一書中如是寫道：

溝通有四大目標——被接收、被理解、被接受、使對方采取行動。

具體到商務寫作，一封合格的商務信函也應言簡意賅，直指核心，過于詳盡的描述最好置于附件。

因為唯有如此，受眾才能盡快地從信件中獲取信息（冗長的信件當然不得人心），理解寫信者的意圖（比如詢問價格、建立業務、期待還盤、溝通貨運等等），接受寫信者提出的觀點（比如購買貨物的誠意，降低價格的意愿、關于故障的釋解），最終基于這些有效的溝通而采取商務行動（例如發送樣品、訂購、延期、開立信用證等等）。

值得注意的是尼基.斯坦頓在《溝通圣經》一書中專設一章（第十四章）講解撰寫英文商務書信時理應注意的溝通之道，作者將其整理為6C原則：

清晰（clear）

積極（constructive）

簡潔（concise）

正確（correct）

禮貌（courteous）

完整（complete）

為了便于英文書信的寫作者更好地理解商務書信的溝通要義，尼基.斯坦頓在書中將信件按照主題分成四類：有利的（例如訂單、同意賠償）、中性的（比如單純的信息咨詢）、不利的（各類拒絕信件）、說服的（例如推銷），并給出各類信件的寫法與注意事項。

其實無論哪一類信件，都有著類似的寫作結構：在第一部分客觀地描述書寫信件的原因（亦即每位書寫者在寫作一封商務信函時，必須懷有明確目的，知曉自己因何開始敲打鍵盤或者拿起鋼筆，并在第一部分以最簡潔的語言令讀信人知曉，例如詢問價格），第二部分應分析事實（即進一步說明信件目的之細節，例如表達己方公司的業務、期待的折扣等等），第三部分通常表達明確的意愿，并通過結尾來促使對方采取一定的行動（例如表達合作的誠意以及希望對方提供樣品、產品目錄等等）。

在某些情況下，第二部分和第三部分可以合二為一，但含義不變，即在明確說明寫信的意圖后，加上一句簡短的期待。

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